우리가 엑셀(Excel)로 문서작업하여 저장해 두었던 모든문서들의 경우에는 사용자의 편의를 위해서 쉽게 불러올수가 있도록 하기 위해서 최근문서의 기록에 남아있게 되는데요. 

사용자 혼자서 사용하고있는 컴퓨터인 경우라면 저장해 두었던 문서들을 나중에 불러오기 위해서 매우 편리한 기능일수가 있지만 여러 사용자가 이용하는 PC이거나 공공장소등에 있는 컴퓨터로 문서를 작업한 경우라면 다른사용자가 열수없도록 최근문서를 삭제해두어야 하는경우가 있죠.

오피스관련 문서의 경우에는 문서보안등을 위해서 다양하 기능들을 지원하고 있으며 그중에 하나가 열어본 페이지를 다른사용자가 찾지 않게 기록을 삭제하거나 특정 문서에 비번을 걸어놓을수가 있습니다.

■ 먼저 왼쪽상단에 있는 오피스(나비모양)단추를 눌러보게되면 지금까지 저장해 두었던 최근 문서의 기록들이 남아있는것을 볼수가 있습니다. 최근문서를 모두 삭제를 하기위해서는 'Excel 옵션' 을 선택하여 옵션대화창을 불러옵니다.

주로업무용으로 사용하는 엑셀의 경우에는 자주사용하는기능중에 하나가 콤보박스라고 할수가 있을텐데요. 자체적인 기능의 데이터유효성검사에서 어렵지않게 사용하는기능으로 표를작성할때에 활용할수가 있습니다.

표를만드는 과정에서 셀에 입력해야할 데이터가 문서에 따라서 다르다면 목록을 만들어서 콤보박스안에 원하는 데이터를 선택하여 표를 수정하지 않고도 데이터 유효성검사기능을 활용하면 쉽게 목록을 만들어서 사용해볼수가 있습니다.

■ 먼저 콤보박스안의 데이터가 들어갈 참조할표를 작성해두어서 목록을 입력해 볼수가 있습니다. 아래와같은 표가 있다면 콤보박스를 삽입할 셀을 선택한후에 '데이터탭 > 데이터 유효성 검사' 를 선택하여 대화창을 불러올수가 있습니다.

■ 아래와같은 데이터 유효성대화창을 불러왔다면 콤보박스를 만들어주기 위해서 제한대상은 '목록' 원본은 박스안에 들어가야할 데이터를 입력하여 주시면 됩니다. 예제는 데이터,데이터,데이터... 로 입력됩니다. 

■ 표를 보게되면 선택된셀의 콤보박스안에 입력한 목록의 데이터를 확인해 볼수가 있는데요. 박스안에 들어간 데이터의 경우에는 언제든지 원하는 데이터를 선택하여 표를 수정할수가 있겠죠.

■ 목록안의 데이터를 선택하고나서 다른셀을 선택하게되면 콤보박스의 화살표가 안보이게 되며 표에서 언제든지 목록으로 들어가있던 데이터를 변경할수가 있습니다.

목록상자의 경우에는 엑셀에서 업무상 표를 작성하면서 결산또는 보고서등 다양하게 사용하게되는 기능이라고 할수가 있는데요. 표에서 다양한 데이터가 들어가는 경우에 활용해 볼수가 있는 도구로 웹상에서도 어렵지않게 찾아볼수가 있습니다.

예를 들어 어떠한 데이터값의 표를 만들고나서 값을 선택박스를 이용해서 선택하여 불러와서 쉽게 내용을 확인해볼수가 있으며 언제든지 선택한표의 값을 불러올수가 있습니다. 

■ 예제로써 각수도권이나 지역에서의 시 또는 구등의 주소지를 입력해야하는 경우에 일일이 표를 입력하는것이 번거롭다면 표의 데이터의 선택박스를 만들어서 내가 원하는 지역을 선택한다면 언제든지 편리하게 활용해볼수가 있겠죠.

■ 선택박스(목록상자)를 만들기위해서는 박슥를 만들고자하는곳의 셀이 선택된상태에서 아래와같이 [데이터]탭의 '데이터 유효성 검사' 기능을 활용해 볼수가 있습니다.

■ 선택박스를 만들고자하는위치의 셀이 선택하여 '데이터 유효성' 대화창을 불러왔더면 유효성조건의 제한대상에 '목록' 을 선택하고 원본의 표를 선택하기위한 메뉴를 선택하여 줍니다.

■ 목록상자에 넣고자하는 데이터를 아래와같이 드레그하여 선택한후에 다시데이터유효성대화창을 열어주시면 됩니다. 예제로 저는 서울지역의 세부주소를 선택박스로 만들어보고자 합니다.

■ 아래와같이 데이터유효성의 원본을 선택하여 확인을 하였다면 드레그하여 선택한 데이터가 목록박스로 만들어진것을 확인해볼수가 있습니다. 다른지역도 동일하게 만들어주시면 되겠죠.

참고로 동일한셀에 선택박스가 추가되어야하는 경우라면 만들어진 박스를 복사(Ctrl+C)하여 붙어넣기(Ctrl+V)를 해주시면 동일한 선택박스를 만들어볼수가 있습니다. 데이터유효성의 기능을 이용해서 다양한응용이 가능합니다.

엑셀에서 표를만들어서 데이터를 문서를작성하다보면 중복되는값을 찾아야하는경우가 많죠. 특정한 값을 계산할때에 통계를 내야하거나 동일한값을 찾아서 비교해보거나 삭제해야하는경우나 또는 함수의 오류 수정을 해야하는경우에 값을찾아야하는경우가 있죠.

엑셀(Excell)의 조건부서식기능에서는 셀강조 규칙으로 각셀의 크거나 작은값이나 중복 값을 간단하게 색상으로 표시할수있는 기능을 지원하고 있는데요.  예를 들어서 표안에 같은숫자가 있는경우 원하는색깔로 표시를하여 쉽게 찾아볼수가 있는데요.

■ 기초적인 내용으로 이번포스팅에서는 조건부서식기능을 활용하여 같은값을 색상으로 표시하는방법과 반대로 중복 값의 표시를 제거해보고자합니다. 먼저 아래와 같은 표데이터에서 동일한값을 추출해볼까요.

■ 표에서 중복되는 데이터를 찾을 범위를 드레그하여 지정하신후에  '홈 > 스타일 > 조건부서식 > 셀 강조 규칙 > 중복값 ' 메뉴를 아래의 이미지와같이 선택하여 주시면 됩니다.

■ 아래와같이 중복 값의 대화창을 불러왔다면 적용할 서식으로 '진한빨강텍스트가 있는 연한빨강채우기' 를 선택하거나 그밖에 노랑, 녹색으로 채우기등 사용자가 알아보기 편한색상으로 채우기를 해주시면 됩니다.

■ 찾을범위로 선택한 표를 아래와같이 보게되면 동일한값이 연한빨간색상으로 표의 셀에서 채워진것을 확인해 볼수가 있답니다. 같은값을 조건부서식을 이용해서 쉽게 찾아볼수가 있겠죠.

■ 반대로 표를불러와서 색상으로 표시된중복된값을 제거하고자하다면 '조건부서식 > 규칙 지우기 > 시트 전체에서 규칙지우기' 메뉴를 선택하게되면 색상으로 표시된 중복값을 지울수가 있습니다.

엑셀에서 표를만들어 편집을하다보면 자주사용하게 되는기능으로 홈탭의 메뉴에서 쉽게 찾아볼수가 있으며 중복값뿐만 아니라 작은값이나 큰값을 순서대로 지정하여 찾아볼수가 있는데요. 업무에서 다량의 문서의 값을 일괄적으로 찾거나 표시를해볼수가 있답니다.

매년의 연말이되면 세금을 환급받거나 공제를하기위해서 한번씩은 계산을해보게 될텐데요. 일반적으로 직장을다니는 근로자의 경우라면 큰영향을 받지는 않겠지만 자영업자나 프리랜서의 경우라면 소득에서 3.3%의 세금을 제하고받게되는데요.

기본적으로 사업자의 경우라면 세금 3.3%를 제하고나서 남은금액을 받게되는데 작년년도의 소득에 따라서 매년마다 7월~9월사이에 지역의 관할세무서에들려 사업소득자로서 종합소득세신고가되어있어서 년수익에 따라서 세금을 환급받을수가 있습니다.

참고로 프리랜서로 활동을하면서 지속인수익이 아닌일시적인 경우에는 소득이 년간 3천만원이 넘는다면 기타소득으로 신고를하는것이 나중에라도 유리하게 적용이 될수가 있다고 합니다. 기타소득의 경우에는 필요한경비를 제외하고 300만원 이하라면 분리과세이므로 합산신고를 할필요가 없기때문입니다.

■ 그럼 엑셀을 이용해서 총수익금에서 3.3%의 세금을 제외한 합계를 계산해보고자합니다. 아래의 표는 필자가 임의대로 만들어본것이며 합계금액에서 세금을 제한 합계를 간단하게 계산해보고자 합니다.

■ 먼저 세금값을 구하기 위해서는 '=D4*C4' 를 적용하여 엔터를치면 세금값이 나타나게됩니다. D4는 세금 3.30% 이며 * 는 엑셀에서 곱하기 C4는 합계 셀값입니다.    100만원에 대한세금 3.3% 값은 33,000원이 되겠죠.

■ 세금값을 구하였다면 세금을 공제한합계를 계산해보기 위해서는 '=C4-E4' 를 선택하면 공제합계가나타납니다. C4는 합계셀이며 - 빼기 E4는 세금값셀 입니다.  아래에서 보는것과같이 합계 - 세금값 = 공제합계를 계산하였습니다.

■ 세금값과 세금공제합계를 구하였다면 다른달의 경우에는 일일이 구할필요없이 구한세금값의 셀모서리 끝부분을 잡고 끌어다놓고 세금공제합계도 마찮가지로 셀모서리 끝부분을 마우스로 끌어다넣게되면 아래와같이 세금을제한 합계가 나타나게됩니다.

간략하게 정리를 해보자면 합계에서 세금을 공제한 금액의 경우에는 합계*3.3%=세금값이 나오며 합계-세금값을 계산하게되면 세금공제된 합계나 엑셀로계산이 됩니다. 한번위처럼 표를만들어놓는다면 담부터는 쉽게계산을 할수가 있겠죠.

사용환경은 Excel 2007 버전입니다. 엑셀에서 가장 기본이 되는것이 수식이나 함수등을 이용하여 합계, 평균, 최대값, 최소값등을 구하는것인데 일일이 계산식을 넣는다면 번거롭겠죠.

이러한 경우에 계산하고싶은 셀을 선택하여 [자동계산]아이콘을 누르게되면 빠르게 합계등을 넣어줄수가 있는데요. 계산아이콘의 경우에는 주로 사용하게 되는 합계나 평균값뿐만 아니라, 함수추가를 하여 SUM, IF, COUNT, MAX등 사용할수가 있습니다.

최근에 내가 사용한 함수등을 보여주고, 자주 사용하게 되는 재무, 수학, 통계등의 여러관련함수등을 보여주어서 빠르게 추가하여 줄수도 있습니다.

▼ 아래와같이 계산하고싶은 셀을 선택한 상태에서 [홈]탭 의 상단오른쪽을 보면 [합계] 아이콘을 누르게되면 행열의 합계나 평균값을 자동으로 계산하여 주게 됩니다.

▼ 아래그림과같이 예제를 보시게되면

다른행의 셀에 잠바의 합계를 넣어 주어야 하는데

 [합계]를 선택하여 보도록 할까요.

▼ 자동계산의 경우에는 같은행열에 있는 합계를 계산하여 주므로,

잠바가 아닌 바지의 합계를 계산하게 됩니다.

▼ 원하는 셀의 합계를 넣고싶다면,

Shift 키를 누른상태에서 아래와 같이 셀을 드레그하여

선택을 해주시면 자동으로 함수가 추가가 되어지게 됩니다.

▼ 다른셀에 있는 잠바의 합계가 동일하게 계산되어진것을 확인해 볼수가 있겠죠.

이같이 Shift 키를 누른상태에서 한꺼번에 셀을 선택하고,

다른행에 있어도 셀을 하나씩 선택을 하게되면,

 원하는셀의 위치에 합계아이콘을 사용하여서 간단하게 계산함수를 적용해 볼수가 있습니다.

사용환경은 Excel 2007 버전입니다. 문서의 내용이 길어지다 보면 한자리 숫자에서 세자리이상으로 넘어가야 하는경우가 있는데, 일련번호의 경우에 자리수를 맞추어주는것이 보기에도 좋겠죠.

그리고 데이터를 입력하다보면, 중간부분에 주문한 제품번호가 빠지거나 추가를 해야하는 경우가 있는데, 일반숫자를 사용하게되면 숫자가 빠지게 되지만, 함수를 이용하게되면 번호를 연결하여 줄수가 있습니다.

▼ 아래 예제와 같이 순서대로 숫자를 넣어준것과, ROW 함수를 이용하여 일련번호를 순서대로 넣어주었습니다. 숫자는 똑같이 들어가게 되지만 어떻게 다른지 살펴보도록 할까요.

함수 : =ROW(셀 주소)
 
 값이 들어갈 셀의 주소가 C3일 경우 ' ROW(C3) ' 을 넣고 숫자 1을 만들기 위해서 뒤에 ' -2 ' 빼기를 합니다.

▼ 셀에 ROW 함수를 넣어주었다면 아래그림과같이

 Ctrl 키를 누른상태에서 셀의 [핸들점] 을 선택하여

믿으로 드레그를 하게되면 숫자가 자동으로 채워지게 됩니다.

▼ 숫자의 자리수를 세자리로 맞추어주기 위해서

셀을 드레그하여 선택한후에 우크릭후 [셀 서식] 을 누릅니다.

또는, Ctrl+1 단축키를 선택하셔도 됩니다.

▼ 셀서식창이 뜨게되면 표시형식의 범주에서 [사용자지정] 을 선택하고

형식을 ' 000 ' 을 입력하여 주시게 되면 세자리수로 숫자를

 맞추어줄수가 있습니다. 자리수를 늘려주고 싶다면 형식을 000 ~ 00000 늘려주시면 되겠죠.

▼ 아래와같이 숫자의 앞에 자리수가 맞추어진것을 확인해 볼수가 있습니다.

이제 일반숫자와 함수의 다른점을 알아보기 위해서

일부분의 숫자와 함수 셀들을 선택하여 우클릭후 [삭제] 를 하여 보도록 합니다.

▼ 숫자로 입력한값의 경우에는 삭제한 번호가 5에서 11로 끊기게 되지만,

함수를 이용한 숫자는 중간의 번호를 삭제하여도 함수의 셀을 인식하기 때문에

 일련번호가 그대로 연결되는것을 볼수가 있습니다.

이같이 자리수를 맞추고 row 함수를 이용하게되면,

문서의 내용이 길어진다고 해도 편리하게 일련번호를 추가하여 주실수가 있습니다.^^

사용환경은 Excel 2007 버전입니다. 문서를 만들때 일반적으로 숫자로 입력을 하게되는데 은행에서 입출금등의 명세서를 만들어야 하거나 관련 업무 내역서를 작성하게 될때 숫자를 한글로 표시해야 하는경우가 있습니다.

문서에 이미 입력되어져 있는 숫자들을 일일이 텍스트로 바꾸게되면 작업량이 늘어날수밖에 없을텐데요. 이러한 경우에 엑셀의 셀서식 기능을 활용하게 된다면 일일이 바꾸지 않고서도 간단하게 한글또는 한자로 바꾸어줄수가 있습니다.

▼ 셀에 작성되어져 있는 숫자를 마우스로 드레그(블록처리)하여 우클릭하게되면 메뉴가 나타나게 되는데 여기서 [셀 서식] 을 선택합니다. 또는, 단축키로 Ctrl+1 키를 누르셔도 됩니다.

▼ 셀서식창이 뜨게되는데 범주에서 [기타] 메뉴를 선택하여,

형식에서 ' 숫자(한글) ' 를 선택한상태에서 확인을 눌러주시면 됩니다.

동일하게 형식에서 숫자(한자) 를 선택하면 한자로도 바꾸어 줄수도 있습니다.

▼ 아래그림과같이 기존에 드레그한 숫자가 한글로 전부

 바뀌어진것을 확인해 볼수가 있습니다.

이렇게 서식창을 불러오게되면 통화, 회계, 날짜, 분수등로 바꾸어줄수가 있고,

스타일로 글꼴이나 테두리 색상 채우기등을 활용해 볼수도 있으니

자주 사용하는 기능인만큼 단축키를 알아두시면 편리하겠죠. ~

 비번을 넣어주게 된다면 열기나 쓰기(수정)등을 못하게 할수가 있는데요.

수정을 못하게 해놓아야하는 경우가 있는데, 이러한 경우에 저장시에

 비번을 넣어주게 된다면 열기나 쓰기(수정)등을 못하게 할수가 있는데요.

 통합문서의 경우에는 다른 여러사람들과 같이 작업을 할수도 있지만,

특정한 시트만을 수정할수없게 보호를 해줄수도 있습니다. 서로간에 소통이 된다면
 
 상관이 없겠지만, 중요한 데이터를 마음대로 수정하면 안되니깐 말이죠.

먼저 엑셀파일자체에 암호를 걸기 위해서는 오피스버튼을 누르고

 [다른 이름으로 저장]을 하여 줍니다.

통합 문서 형식은 내가 원하는형식을 아무거나 선택하여 주셔도 됩니다.

저장시에 파일이름이나 형식을 바꾸어 줄수도 있지만,

여기서 [도구] 메뉴를 누르고나서 [일반 옵션] 을 선택하여 주시면 비번을 걸어줄수가 있습니다.

이같은 기능은 오피스라면 동일하게 적용이 됩니다.

일반옵션창이 뜨게되는데 열기와 쓰기 암호를 입력하여 주시고

확인을 하여 주시면, 파일자체를 보호해 줄수가 있어요.

문서를 저장하여 열어보게되면 암호를 묻는창이

뜨게되면서 문서를 보호하여 줄수가 있습니다.

두가지를 묻게 되는데 문서를 열어보거나 수정이 안되는 읽기전용등으로 열어볼수가 있습니다.

일부 통합문서에서의 시트만을 보호해주고 싶다면,

 [검토] 탭에서 아래와같이 [통합 문서 보호] 를 선택하게되면 창이 뜨게되는데

여기서 문서내에서의 구조나 창을 체크하게되면

특정한 시트를 수정할수가없게 할수가 있습니다.

저장을 하고나서 다시 문서를 열어보게되면

기존의 시트창를 이동이나 삭제, 확장하거나 줄일수가 없게됩니다.

물론 본인이거나 암호를 알고있는사람들만 편집이 가능하겠죠.

사용환경은 Excel 2007 버전입니다. 엑셀에서 데이터를 작성하다보면, 외부에 있는 데이터나 표를 참조하여 그대로 문서에 그대로 옮겨넣어주어야 하는경우가 있습니다.

이러한경우에 일일이 새로 작성한다면 많은 시간이 소요가 될수가 있고, 복사하여 붙어넣기를 하게되면 표의 내용이 깨져서 다시 수정하려면 마찮 가지로 시간을 낭비하게 되는데요.

엑셀의 기능에서는 웹에서나 외부의 문서를 작업한 텍스트로 저장된 문서를 그대로 불러와서 사용할수가 있는데요. 물론, 불러온 데이터를 약간만 수정하여 꾸며주시면 되겟죠.

먼저 필자는 웹상에 있는 데이터를 엑셀에 불러와보도록 하겠습니다. [데이터]탭 을 선택하여 왼쪽상단에 [웹]아이콘을 누르게되면 웹페이지로 이동을 하게됩니다. Access 또는 텍스트 파일로도 불러올수가 있습니다.

웹페이지에서 불러올 표 또는 데이터가 있는 페이지의 주소를

아래그림과같이 드레그하여 복사를 합니다.

참고로 웹상의 원하는부분의 데이터만을 가져올수도 있습니다.

엑셀에서 새 웹퀴리창에다가 복사한 주소를 붙어넣기하여,

불러오기위한 테이블의 왼쪽상단에 네모난 노란색 화살표 를 선택하게되면

활성화가 되는데 [가져오기] 를 눌러주시면 됩니다.

가져올 데이터의 원하는 셀의 위치를 선택하여

기본 워크시트가 체크된 상태에서 확인을 눌러주시면 됩니다.

 데이터의 내용이 길수록 불러오는 데 약간의 시간이 소요가 될수 있습니다.

아래와같이 웹에서의 데이터가 그대로 불러와지게 되는데,

열의 넓이가 크게 나타나게 되는데 이러한 경우에 셀을 선택하여

우클릭하여 [열 너비] 를 적당한 크기로 맞추어주시면 됩니다.

아래 그림과같이 웹에서 불러온 테이블의 데이터가 깔끔하게 옮겨졌습니다.

이제 셀의 크기나 테두리등을 넣어서 꾸며주시면 되겠네요.

엑셀에서는 호환이 안되는 다른문서를 가져올수가 없는데,

이러한 경우에 위와같은 형식으로 텍스트로 저장된 문서를 불러올수도 있습니다.