엑셀 표의 업무 용도에 따라서 데이터를 수정해야하거나 다른곳으로 복사할때 가로를 세로로 데이터값을 변경해 주어야하는 경우가 있답니다. 보통 대량의 문서의 표를 수정하기 위해서는 많은 시간이 소요가 되지만 엑셀 기능을 잘 활용한다면 빠른시간내에 편집도 가능하겠죠.

이처럼 많은양의 데이터 표를 일일히 가로와 세로, 행과 열을 바꾸어야 한다면 작업자도 힘들뿐만 아니라 많은 시간이 소요가 되므로 데이터 표를 단축키로 복사하여 가로와 세로로 바꾸어주는것이 가능합니다. 

■ 아래의 예제라는 표를 가지고 단축키를 활용하여서 세로표를 가로표로 만들어보고자 합니다. 먼저 데이터 표에서 하나의 셀을 선택하여 단축키 'Ctrl+A' 키를 누르면 자동으로 모든표가 선택이 됩니다. 

■ 선택한 표를 'Ctrl+C' 단축키를 눌러서 복사를 합니다. 물론 표를 마우스로 드레그하여 전부 선택후에 복사를 할수도 있지만 좀더 편리한 문서 작성을 위해서 기본적인 단축키를 익혀두는것이 좋겠습니다.

■ 행 열을 바꾸고자하는 표를 선택하여 복사를 하였다면 옮겨넣기위한 공백의 셀을 선택후에 '붙여넣기 > 선택하여 붙여넣기' 메뉴를 선택하여 설정창을 불러옵니다.

■ 아래의 문서와같이 선택하여 붙여넣기대화창을 불러왔다면 '행/열 바꿈' 앞에 체크를 하여 주고 기본적으로 모두를 선택하게 되지만 상황에 따라서 수식, 값, 테두리만 제외한 값만 체크를 할경우에 그 값만 나타나게 됩니다.

■ 아래의 표에서 보는것과 같이 행과 열이 바뀌어서 붙어넣기가 된것을 보실수가 있습니다. 단순한 데이터 표의 경우에는 깔끔하게 바뀌어지게 되지만 수식과 함수가 포함된 표는 데이터의 일부분이 깨질수가 있으므로 따로 수정을 해주어야 합니다.

간단한 데이터 표를 예제로 만들어 보았지만 실제로 사무업무를 보게되면 다량의 데이터값이나 수식, 함수가 포함된 표가 많으므로 많은 연습을 해야만 나중에라도 능숙하게 다룰수가 있답니다. 

우리가 엑셀(Excel)로 데이터표를 작성하다보면 데이터가 길어지는 경우에는 사이드바를 드레그하여 믿으로 내리거나 우측으로 셀 위치를 이동하는 경우가 종종 발생하게 된답니다. 

이렇게 셀 위치를 이동하다보면 머리글이나 행, 열의 첫부분이 보이지 않아서 해당하는 셀이 어느항목의 데이터 부분인지 헷갈릴수밖에 없는데요. 이러한 경우에 '틀 고정' 이라는 기능을 활용하게되면 사용자가 원하는 위치를 기분으로 머리글, 행, 열을 고정시킬수가 있습니다.

틀고정의 경우에는 기본적으로 행 고정, 열 고정, 행과 열 동시고정등이 있으며 사용자가 원하는 위치에서 행이나 열을 고정할수가 있습니다. 직접 간단한 예제를 통해서 틀고정 설정방법에 대해서 살펴보고자 합니다.

■ 먼저 엑셀문서에서 틀고정이라고 함은 '나머지 시트를 스크롤하는 동안에 시트 일부가 표시되도록 유지' 하는 기능을 말합니다. 아래문서에서 보는것과 같이 '보기탭 > 틀 고정 목록' 을 선택할수가 있습니다.

■ 틀고정을 하고자하는 위치의 셀을 선택후에 '틀 고정' 을 합니다. 현재 선택한 영역(셀)을 기준으로 워크시크의 나머지 부분을 스크롤 하는동안 행과 열이 표시되도록 하는 기능을 말합니다.

■ 아래의 문서에서 보는것과 같이 선택한 셀 영역의 바로위 행과 바로왼쪽 열이 스크롤을 해도 고정이 된것을 확인해 볼수가 있습니다. 기본항목을 나타나게 하는 꼭 필요한 기능이라고 할수가 있겠죠.

■ 틀고정을 설정하고나서 언제든지 ' 틀 고정 취소 ' 를 선택하여 취소가 가능합니다. 워크시트 전체를 스크롤 할수 있도록 모든 행과 열의 잠금을 해제하는것으로 고정된 행과열이 취소가 됩니다.

■ 또는 첫행만 고정하기 위해서는 첫째 1번행을 선택하여 '첫 행 고정' 을 선택하여 행만 고정이 가능합니다. 마찮가지로 열 고정은 A열을 선택후에 '첫 열 고정' 을 하여 첫열만 고정이 가능합니다.

첫행과 열만 고정이 가능한것이 아니라 중간에 위치한 셀을 틀고정하고 싶다면 원하는 위치의 셀을 선택하여서 행과 열의 틀고정이 가능합니다.  특정한 경우에 행이나 열이 안보이는 경우가 있는데 이런 경우에 틀고정을 해제하고 안보이는 행과열이 보이도록 커서를 이동하고 나서 원하는 위치를 기준으로 다시 틀고정을 해주면 됩니다. 

엑셀문서의 주요기능이라고 할수있는 자동계산과 자동채우기 기능이라고 할수가 있습니다. 처음에 엑셀을 시작할때에 가장 먼저 알아두어야 할 기능 이라고 할수가 있는만큼 기능이나 명칭, 단축키에 대해서 꼭 알아두어야할 기능입니다.

자동채우기는 예를 들어서 1, 2, 3 .., 월, 화, 수... 이러한 패턴으로 연속적으로 증가하게 되는 기능을 말합니다. 또한, 채우기 옵션을 통해서 셀 복사, 연속 데이터 채우기, 일 단위, 평일 단위, 월 단위, 연 단위로 선택하는것이 가능합니다.

■ 자동채우기, 옵션, 핸들, 단축키등을 간략한 예제를 통해서 살펴보고자 합니다. 먼저 아래와같이 기본 채우기와 CTRL+채우기 두가지 기능이 있으며 아래와같이 핸들(작은네모박스)를 선택하여 드레그합니다.

■ 핸들점을 잡고 드레그하게 되면 아래와같은 형태로 채우기가 나타나게 됩니다. 기본채우기는 숫자가 복사형태로 나타나게 되지만 CTRL 키를 누른상태에서 핸들점을 잡고 채우게 되면 숫자가 1씩 증가하는것을 확인할수가 있습니다.

■ 아래와같이 연속데이터(숫자, 요일)가 있는 상태에서 핸들점을 잡고 드레그하게되면 CTRL키 를 누르지 않은 상태라고 하더라도 연속 데이터가 나타나게 됩니다. '자동 채우기 옵션' 을 선택해서 세부적인 기능을 살펴보도록 할까요.

■ 채우기 옵션을 선택하게되면 기본채우기로는 '연속 데이터 채우기' 가 선택이 되어져 있으며 셀 복사, 서식만 채우기, 일단위, 평일단위, 월단위, 연단위 채우기로 각각 옵션선택이 가능합니다.

숫자 채우기 : 보통 채우기를 하기 위해서는 연속적인 숫자가 있어야 하지만, 셀이나 행 숫자를 선택한 상태에서 Ctrl 키를 누른상태에서 핸들점을 드레그하게 되면 숫자가 +1 씩 증가되어서 채우기가 완성됩니다.

일반적으로 자동채우기는 두개의 셀이 연속적인 데이터가 있어야 합니다. 위에서 처럼 예제로 셀에 각각 1과 2라는 연속적인 숫자나 월, 화 .. 등의 연속 채우기가 순서되로 나타나게 되지면 하나의 셀만 선택하여 채우기 할경우에는 연속 데이터값이 나오지 않게 됩니다.

우리가 알듯이 엑셀(Excel)문서의 경우에는 기본적인 셀칸이 만들어져 있으며 데이터를 입력하는것 만으로도 기본적인 표가 만들어지게 되죠. 차트를 만들기 위해서는 어떠한 데이터 표가 만들어져 있는 경우라면 간단하게 다양한 종류의 차트를 적용해 볼수가 있답니다. 

차트는 데이터 형태에 따라서 달라지게 되며 평균값, 합계값이 포함되는것을 원치 않는다면 데이터를 미리 선택후 차트를 삽입할수가 있습니다. 데이터에 합계등의 셀들이 없는 경우라면 더욱 간단하게 단축키로도 추가해 볼수가 있답니다.

참고로 차트를 만들기 위한 데이터 선택요령으로는 총합계가 있는 셀을 포함하게 될경우에 기존 데이터에 비해 월등히 값이 큰경우가 많으르로 비교분석이 어려워지는 경우가 있습니다. 또한, 합계값이 없다면 'Alt + F1' 키를 누르면 간단히 차트를 추가할수가 있습니다. 

■ 만들어진 표를 이용하여 차트를 만든 후에도 얼마든지 연동이 되어지는 데이터를 변동하겨 차트값을 수정하는것이 가능합니다. 먼저 만들어진 데이터값을 이용하여 차트를 적용해주기 위해서 데이터를 선택후에 '표 만들기' 를 적용합니다.

■ 아래와 같이 표만들기를 적용하였다면 '삽입' 탭 을 선택해보면 다양한 종류의 차트가 보이게 되는데 사용자가 추가하고자 하는 차트를 선택할수가 있습니다. 2차원, 3차원, 원통형등의 원하는 그래프 종류를 적용해 보시기 바랍니다.

엑셀을 이용하여 데이터값을 넣고 표를 만들다보면 날짜를 입력해야하는 경우가 많답니다. 일반적으로 날짜를 넣게되면 알아보기 쉽게 '2018년 05월 28일(요일)' 등을 텍스트로 넣어주어야하는데 수작업으로 입력하면 많은시간이 소요가 될수가 있습니다.

문서 특성상 날짜 형식에 따라서 텍스트뿐만 아니라 한문이나 요일등을 넣야하는 경우도 있죠. 기본적으로 엑셀에서는 셀서식 기능을 활용하게 되면 년, 월, 일, 요일등 입력없이 2018-05-28, or 2018/05/28 년월일 간략하게 입력하여 형식을 바꾸어 줄수가 있습니다.

참고로 날짜 속성을 변경하는 함수는 DATE, DATEVALUE 두가지가 있으며 DATE 함수는 년, 월, 일로 연결되며, 기존의 날짜데이터를 LEFT, MID, RLGHT로 각각 잘라서 입력할수가 있습니다. 예제함수로는 " =DATE("20" & LEFT(B4,2),MID(B4,4,2),RIGHT(B4,2)) " 정도가 되겠습니다.

■ 먼저 셀서식을 활용하여 날자 자동변환으로 형식을 바꾸어주기 위해서는 변환할 셀을 드레그(블록처러)하여 마우스 우클릭으로 메뉴에서 ' 셀 서식 ' 을 선택하여 서식창을 불러옵니다.

■ 아래와같이 셀 서식대화창을 불러왔다면 '표시형식탭 > 범주 > 날짜 > 형식' 메뉴에서 바꾸고자 하는 날짜형식을 선택하여 적용을 해주시면 됩니다.

■ 위에서 설명한것과 같이 '년도-월-일' 형식으로 입력하여 엔터를 치게되면, 셀서식에서 바꾸어준 형식대로 날짜가 자동으로 변경되는것을 확인해 볼수가 있답니다.

■ 블록처리한 셀의 날짜형식을 일괄적용하고자 한다면 네모박스를 드레그하게되면 아래의 셀과같이 일괄적으로 날짜형식을 한꺼번에 바꾸어주는것이 가능합니다.

위처럼 셀서식 기능을 이용하여 날짜뿐만 아니라 숫자, 회계 시간, 백분율등 사용자가 원하는형식으로 응용해서 바꾸어줄수가 있습니다. 이상으로 엑셀에서 날짜 자동변환에대해서 알아보았습니다.!

평소에 업무용도로 사용하게 되는 엑셀(Excel)에서는 편리한 자동계산 이외에도 일반 문서작성에 필요한 여러종류의 기호나 문자들이 들어가는 경우가 자주 발생하게 되며 특히 체크박스와 같은 특수기호는 생각외로 자주 삽입해야하는 경우가 있답니다.

기호나 문자등을 사용해본적이 없는 사용자라면 한참을 고생할수가 있겠죠. 다양한 기능을 활용하게 된다면 업무에 필요한 대부분의 문서를 엑셀로 해결을 할수가 있으며 실무에 들어가게 되면 대부분이 엑셀을 사용하는 경우가 가장많은듯 합니다.

엑셀의 경우에는 개발도구라는 기능을 활용하여 특수기호나 체크박스가 포함이 되어져 있어서 불러와서 문서내에 추가해 볼수가 있습니다. 기본설정에서는 '개발도구' 를 선택해도 체크박스를 찾을수가 없으니 그전에 약간의 설정이 필요합니다. 

■ 먼저 위에서 말한것과 같이 체크박스를 만들기 위해서는 우선 '오피스 단추 > Excel 옵션' 메뉴를 선택한후에, 옵션창에서 '기본 설정 > 리본메뉴에 개발도구 탭 표시' 를 체크를 합니다.

■ 개발도구를 활성하 시켰다면 아래와같이 '삽입 메뉴 > 양식 컨트롤' 메뉴에서 체크박스를 선택후에, 본문에 넣고자하는 위치에 마우스로 터치를 하게되면 텍스트가 붙어 있는 네모박스를 추가할수가 있습니다. 

■ 네모박스에 체크표시를 넣고자 한다면 다른셀 아무셀이나 선택한 후에 네모박스를 클릭하게되면 체크표시가 나타나여 체크박스를 만들어줄수가 있습니다.  텍스트를 편집하거나 제거하고자 한다면 체크박스를 우클릭하여 텍스트를 편집할수가 있답니다.

위처럼 체크박스뿐만 아리라 다양한 기호나 일반 버튼, 라디오 버튼등은 개발도구 기능에서 지원하고 있으므로 도구기능을 잘만 활용한다면 굳이 다른문서를 사용하지 않아도 됩니다. 

일반적으로 엑셀(Excel)을 사용하게 되면서 기능에 오류가 있어서 업데이트를 해야하거나 호환성으로 인하여서 버전을 확인해 주어야 하는 경우가 있죠. 사용자가 사용하고 있는 오피스 제품이 2003, 2007, 2010 인지 때에 따라서 상세한 제품 버전을 확인해야할때가 있습니다.

지금은 2010 버전이상의 사용자가 많지만 오랜기간동안 2007 버전을 사용해온 사용자라면 지금은 하위버전을 사용하는 이용자들도 많을듯 합니다.  업무를 보면서 다른 협력업체에서 사용하고 있는 엑셀이 2003 이하의 버전인 경우라면 구버전 파일로 불러와도 호환이 안되는 경우가 있습니다.

엑셀의 구버전으로 저장할때에는 확장자가 .xls 로 되어져 있지만 신버전은 .xlsx 확장자가 되므로 서로 호환이 안되는 경우가 있죠. 이러한 경우에 상위버전이라면 간단한 설정을 통해서 구버전을 불러오는것이 가능합니다.

■ 먼저 현재 사용자가 사용하고 있는 엑셀의 상세버전을 확인해 보기 위해서는 상단 왼쪽에 있는 오피스 아이콘(나비모양)을 선택하여 아래에서 보는것과 같이 'Excel 옵션' 단추를 선택하여 옵션창을 불러옵니다.

■ 아래와 같이 옵션창을 불러왔다면 '리소스' 메뉴에서 하단에 보게되면 Excel 정보를 확인할수가 있습니다. 상세 버전 확인을 위해서 '정보' 단추를 누르면 Office Excel 정보창이 나타나면서 세부적인 버전을 볼수가 있습니다. 

■ 이제 구버전(2003 이하버전) 파일로 저장을 하고자 한다면 옵션창에서 '저장 > 다른형식으로 파일저장 > Excel 97-2003 통합 문서' 를 선택하면 .xls 확장자를 가징 파일로 저장이 가능합니다.  

■ 구버전(.xls 확장자)으로 저장을 하기 위한 다른방식으로는 '다른 이름으로 저장 > 2003 통합 문서' 로 저장을 해도 마찮가지로 2003 이하의 버전의 파일로 저장이 됩니다.

이상으로 엑셀 상세 버전 확인과 구버전으로 저장하기 위한 설정을 살펴보았습니다. 현재 사용하고 있는 상위버전의 경우라면 대부분이 호환이 잘되겠지만 아직까지 구버전을 사용하고 업체도 종종있으므로 위와같은 형식으로 저장을 해주시면 됩니다.

자주는 아니지만 업무이외에도 일상생활속에서 무작위의 숫자를 추출해야하는 경우가 있습니다. 갠적으로 엑셀을 사용하면서 랜덤함수를 이용하여 가끔씩은 재미삼아서 로또의 예상번호를 만들어 보기도 한답니다.

엑셀의 랜덤함수를 이용한 가장 적절한 활용법으로는 로또 번호를 1번부터 45번까지의 숫자중에 6개의 숫자를 랜덤하게 추출하여서 만들어 보는것으로 당첨이 되는것보다는 내가만든 엑셀 함수로 이용할수가 있다는점이 아닐까 싶네요.

■ 엑셀(Excel)의 난수는 사용자가 지정한 범위의 숫자가 랜덤으로 나오게 하는 함수라고 할수가 있으며 임의대로 숫자를 추출하여 체워줄수가 있습니다. 주로 이용하는 랜덤함수는 '=RAND()' 로 랜덤하게 숫자를 넣는 함수로 0 ~ 숫자 사이의 난수를 발생하게 됩니다.

예제로 아래의 문서와 같이 ' =RAND()*45 ' 를 입력할경우에 0 ~ 45 사이의 임의 랜덤숫자가 발생하게 되며 소숫점까지 나타나게 됩니다. 

업무용도로 주로사용되는 엑셀문서의 웹페이지와 같은 주소를 넣게되면 자동으로 링크가 걸리게 되는데요. 웹으로 이동하기 위하여 하이퍼 텍스트, 하이퍼 링크를 적용 하게되며 클릭을 통해서 해당 웹페이지로 이동할수가 있습니다.

이러한 기능은 엑셀뿐만 아니라 오피스관련 프로그램이라면 동일하게 사용이 가능합니다. 참고로 텍스트나 숫자를 입력하여서 하이퍼링크를 걸기 위해서는 '삽입탭 > 하이퍼링크 삽입(Ctrl + K)' 을 선택하여 페이지뿐만 아니라, 그림, 메일주소등을 넣어줄수가 있습니다. 

엑셀문서를 편집하는 과정에서 한문서내에 걸려있는링크가 적다면 우클릭후에 메뉴창을 불러와서 일일이 삭제해 줄수가 있지만 하이퍼링크가 많은 경우라면 일일이 선택하여 제거하는것이 쉽지가 않으므로 일괄삭제 기능을 활용해 볼수가 있습니다.

■ 먼저 아래의 문서에서 보는것과 같이 웹주소나 메일등을 입력하게되면 자동으로 하이퍼링크가 걸리게 되는데 셀을 선택후에 마우스우클릭하여 메뉴창을 불러와서  '하이퍼링크 제거' 를 선택하여 일일이 삭제하는것이 가능합니다.

■ 하지만 한문서내에 하이퍼링크가 많다면 일일이 제거하는것이 번거롭기 때문에 설정을 통해 일괄삭제가 가능합니다. 먼저 단축키 'Alt + F11' 키를 입력하여 Visual Basic창을 불러옵니다. 

■ 아래와같은 Visual Basic창을 불러왔다면 '보기 > 직접 실행창' 을 불러옵니다. 단축키로는 'Gtrl + G' 키를 눌러주어도 직접실행창을 불러올수가 있습니다.

■ 아래의 문서에서 보는것과 같이 직접 실행창에다 명령어 ' cells.Hyperlinks.Delete ' 입력하여 엔터를 친후에 창을 닫아주시면 됩니다. 문서내에 웹주소, 메일, 그림등의 하이퍼링크가 전부 삭제된것을 확인해 볼수가 있습니다. 

위처럼 비쥬얼 베이직(Visual Basic)창의 실행창을 이용하여 명령어를 입력하면 일괄제거가 가능합니다. 엑셀로 업무용도로 문서를 작성하다보면은 가끔씩 사용하는 기능으로 명령어를 외워두기가 힘들다면 메모장등에 적어두면 좋겠죠.

일반가게나 소규모 판매점을 운영하기 위해서는 간이영수증이 필요하며 이전에는 이러한 영수증양식을 구하기 위해서 문구나 마트를 찾아가서 대량으로 구하여야 했지만 지금은 프린터기만 있다면 엑셀이나 한글파일로 인쇄를할수가 있답니다.

그리고 문구등에서 구할수있는 영수증양식의 경우에는 오래된문서로 형식적으로 되어져 있어서 정작 가게에서 사용해야할 영수증과도 맞지않을수도 있는데요. 때문에 가게에서 사용해야할 영수증을 양식에 맞게 직접 문서작성을 해야하는경우도 있죠.

번거롭게 문구에 찾아가거나 직접 문서작성하지 않아도 지금은 온라인을 통해서 누구나 어렵지않게 간이영수증 양식을 불러와서 원하는 약식으로 편집한후에 인쇄를 한다면 운영하고 있는가게에 맞는 영수증을 언제든지 만들수가 있겠죠.

■ 먼저 가장 많이들 이용하고 있는 엑셀로 간이영수증 양식을 받을수가 있답니다. 네이버의 '한글한글 아름답게( hangeul.naver.com ) > 한글문서' 캠페인에서는 사용자들에게 다양한 양식들을 지원하고 있습니다.

■ 한글문서 메뉴를 선택하였다면 '엑셀 > 간이영수증' 을 선택합니다. 엑셀문서에서 불러올수있는 다양한 양식들을 제공하고 있으며 그중에서도 사용자가 원하는 양식들을 편리하게 문서로 받아볼수가 있겠죠.

■ 받고자하는 영수증양식을 선택하였다면 '선택한 문서서식 받기' 로 양식을 받아 엑셀로 불러오게되면 아래와같이 영수증 양식을 받아볼수가 있답니다. 엑셀에서 약간의 편집을 하여서 인쇄를 하시면 멋진 양식이 만들어 지겠죠.

■ 한글에서도 사용자에게 여러가지 양식을 지원하고 있답니다. 먼저 '파일 > 문서마당' 메뉴를 선택하게되면 자주쓰이는 양식등을 불러올수가 있으며 조금 오래된 양식이 기는하나 약간의 편집을 통해서 이용할수가 있겠죠.

■ 문서마당의 대화창을 불러왔다면 '문서마당 꾸러미 > 업무 문서 > 영수증' 을 찾아서 선택하여 열기를 합니다. 마찮가지로 한글에서 지원하는 영수증을 아래와같이 불러 와서 인쇄를하여서 사용하면 되겠죠.

간이영수증 양식을 엑셀과 한글문서로 위처럼 불러와서 사용해 볼수가 있습니다. 참고로 위처럼 문서로 불러온 영수증 양식에 상호와 등록번호, 주소등을 입력해 놓은다음에 인쇄를 하여 사용한다면 간편하게 받은금액만을 써서 소비에게에 준다면 편리하게 사용할수가 있겠네요.